Télétravail : trois conseils pour maintenir un service RH qualitatif à distance

Le télétravail est en train de s’imposer comme un modèle dominant. Les professionnels RH doivent donc s’adapter aux changements de process que le télétravail implique afin de rester proche de l’ensemble des collaborateurs. Le tout, en proposant un service de qualité optimale en toutes circonstances. Voici comment maintenir un service RH premium à distance.

Le télétravail : l’un des plus grands défis RH

Avec la crise sanitaire et le besoin de réduire au maximum les échanges en direct, le télétravail est devenu une nouvelle norme. Dans le secteur privé, c’est près de 39 % des effectifs qui ont bénéficié de ce mode de travail lors des confinements liés à la crise de la Covid-19. Mais ce mode de travail concernait déjà bon nombre de collaborateurs en 2018 et les années précédentes.

Le télétravail profite d’une part aux collaborateurs, qui bénéficient d’un meilleur équilibre entre vie professionnelle et privée, et qui réduisent leur temps passé dans les transports. Les employeurs bénéficient aussi de ce mode de travail, qui implique un recul de l’absentéisme, une hausse de la productivité et une économie considérable sur la surface immobilière.

Le télétravail est donc un mode de travail en vogue, qui rencontre un franc succès auprès des collaborateurs et des employeurs. Bien sûr, celui-ci implique que les tâches qui incombent aux salariés sont réalisables à distance. Bon nombre de métiers sont concernés, d’autant que le télétravail peut être partiel ou complet, en fonction de la situation de chacun.

Un RH moderne, pour moderniser les équipes

Le monde du travail est en perpétuelle évolution. Les professionnels du secteur RH doivent donc s’adapter constamment à ces changements afin de mieux répondre aux besoins des salariés. Ce passage est obligatoire si l’entreprise souhaite réussir à retenir ses talents et leur permettre d’offrir le meilleur dans leur travail. Comme vous allez le voir, RH et télétravail peuvent concorder.

Les services RH traitent des données sensibles comme des informations personnelles liées aux salariés de l’entreprise. Les systèmes informatiques qu’ils utilisent sont dédiés au traitement de ces données sensibles. De plus, les solutions de Service Management mis en place par les services RH visent à faciliter l’intégration, alors que l’automatisation de certaines tâches permet de réduire les erreurs et la charge de travail.

1 – Utiliser sa base de connaissances personnalisée et proposer un service RH toujours plus qualitatif

Les salariés n’ont pas besoin de se déplacer pour profiter des ressources RH clés. Les nouvelles technologies telles que le cloud peuvent leur permettre d’accéder à toutes les informations utiles de leur entreprise. Il peut s’agir des politiques de congés maladie, ou encore des procédures de plaintes. Le tout, sans avoir à se déplacer. Les systèmes informatiques et autres technologies IP permettent de mettre à disposition de tous les informations nécessaires et indispensables. Les télétravailleurs peuvent obtenir des réponses rapides par de simples recherches. Il peut aussi prendre son téléphone ou envoyer un mail au service RH pour se renseigner rapidement et efficacement.

Toutefois, les équipes RH peuvent mettre en place un cloud RH. Cet outil facilite encore plus l’accès à l’information des salariés de l’entreprise. Ils ont alors la possibilité de consulter la base de connaissance et les fonctions de recherche poussée (mots-clés, catégories). Et ce, afin de trouver rapidement les articles susceptibles de les intéresser. D’ailleurs, des plateformes rendent la personnalisation de la relation possible. Les professionnels RH ont alors la capacité d’adapter le contenu à chaque collaborateur. Cela permet de lui transmettre uniquement les informations qui lui sont les plus utiles et pertinentes. Chaque collaborateur profite ainsi d’un service DH personnalisé et indépendant, qui répond à ses questions ainsi qu’à ses besoins, avec la plus grande précision.

2 – Se montrer réactifs et multiplier les canaux de communication

Le recours au télétravail massif implique l’usage tout aussi important des nouveaux canaux de communications offerts par le web et ses systèmes. Le Cloud RH en est un très bon exemple. Il permet également aux télétravailleurs d’opter pour le mode de communication qu’ils souhaitent privilégier. Leur laisser le choix est important, en particulier lorsqu’ils ne parviennent pas à obtenir de réponse à leurs questions. Ou encore, s’ils souhaitent de plus amples informations en lien avec une situation plus ou moins complexe.

La base de connaissances permet aux télétravailleurs de prendre contact avec le service RH très facilement. Ils formulent ensuite une demande qui est automatiquement transférée à une personne habilitée à leur répondre, qui pourra la traiter au plus vite. Les professionnels RH peuvent, grâce à ces outils, offrir la même qualité de service et d’accompagnement pour les salariés de l’entreprise, qu’ils soient en télétravail ou non. Les personnes qui travaillent de chez elles n’ont plus l’impression que leurs e-mails sont perdus ou ignorés. De même, leurs questions urgentes sont traitées très rapidement.

Les canaux de communications sont multiples et il s’avère que les télétravailleurs n’en sont pas les seuls bénéficiaires. En effet, certains collaborateurs, plus timides ou réservés, peuvent profiter de ces outils. Le tout, pour obtenir des réponses aux questions qu’ils n’osent peut-être pas formuler. L’usage de ces nouveaux et multiples canaux de communication s’avère à la fois utile et nécessaire dans les entreprises de toutes tailles et de tous les secteurs. Chaque collaborateur peut ainsi y avoir recours.

3 – Être familiers au langage virtuel et aux signes de désengagement des collaborateurs

Les équipes RH doivent garder un lien étroit avec les collaborateurs en télétravail. Elles doivent donc se montrer attentives au langage virtuel, et savoir le décrypter. Celui-ci implique un langage corporel à distance, qui englobe toutes les réactions des collaborateurs aux modes de communication utilisés : mails, visioconférences, messages instantanés, etc.

Les équipes RH doivent s’adapter à ces nouveaux canaux afin de déceler des signes de désengagements chez les collaborateurs. Réponses succinctes, longs blancs dans la conversation… Face à ces situations spécifiques, les équipes RH doivent faire preuve de réactivité. Elles doivent s’atteler à trouver des réponses appropriées, comme la planification d’appels. Ceux-ci permettant de s’assurer que le télétravailleur va bien, etc. L’objectif est clairement d’éviter que ces situations ne s’aggravent en se montrant proactives et à l’écoute.